Cap important pour l’entreprise, l’embauche d’un premier salarié s’accompagne d’un certain nombre de formalités et de nouvelles obligations pour le dirigeant.
Pour un entrepreneur, endosser le costume d’employeur peut susciter une certaine inquiétude concernant les démarches administratives et nouvelles responsabilités y afférentes. « Il faut dédramatiser et démystifier cette première embauche », encourage Karine Delannoy, secrétaire générale chez CTN France, membre du groupement France Défi. Si cela implique effectivement de s’acquitter d’un certain nombre d’obligations, recruter un premier salarié est surtout une étape importante pour rendre possible le développement de l’entreprise.
Pour la traverser sans encombre, il importe d’abord de bien préciser son besoin et la stratégie de l’entreprise. « Il faut s’assurer que le budget permette cette embauche », souligne Adeline Terriere, chargée de mission RH chez CTN. Il est possible pour cela de se rapprocher de son expert-comptable pour établir son business plan, réaliser des simulations et s’enquérir des aides potentiellement mobilisables. « Selon l’activité de l’entreprise, la convention collective applicable peut définir des minima de salaires », explique Karine Delannoy.
Déclaration préalable
Ce texte peut aussi préciser ou compléter les obligations que la loi fixe à tout nouvel employeur. La première consiste à réaliser une déclaration préalable à l’embauche. « Elle permet de déclarer son salarié auprès des organismes de protection sociale, pour qu’il soit couvert, de s’immatriculer en tant qu’employeur et de s’ouvrir un compte auprès de l’Urssaf », développe Adeline Terriere. La démarche s’effectue en ligne, sur le site de l’Urssaf. Elle permet aussi d’informer le service de santé au travail auprès duquel l’entreprise doit s’affilier pour organiser la visite médicale d’embauche. « Celle-ci doit avoir lieu dans les trois mois suivant la prise de poste ou en amont s’il s’agit d’un salarié mineur ou de travail de nuit », précise la spécialiste.
En matière de santé, la loi impose aussi à l’employeur de proposer une complémentaire à son salarié et de la financer au moins à hauteur de 50 %. Sauf cas de dispense prévu par la loi, le nouvel embauché sera tenu d’y adhérer. Si l’entreprise recrute un cadre, elle devra également mettre en place un contrat de prévoyance. Un contrat que « certaines conventions collectives peuvent aussi prévoir pour des non-cadres », prévient Karine Delannoy.
Documents obligatoires
La première embauche entraîne en outre la création d’un registre unique du personnel. Ce document, papier ou numérique, recense de manière chronologique l’ensemble des salariés passant dans l’entreprise, quel que soit le type de contrat. « Y sont indiqués l’identité du salarié, sa date d’entrée, sa date de sortie, son poste, son contrat notamment. Ce registre doit être constamment mis à jour et conservé », souligne Adeline Terriere.
Cela fait beaucoup d’informations au début, mais une fois les choses mises en place, il suffit d’en assurer le suivi, et cela fonctionne.
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (Duerp) devient également obligatoire. « Il faut recenser tous les risques professionnels de l’entreprise, les évaluer et indiquer les moyens mis en œuvre pour les limiter », poursuit Adeline Terriere. « C’est un document qu’il faut faire vivre. S’il est mis en place dès la première embauche, il peut être complété dans le temps. La médecine du travail ou la caisse d’assurance retraite et de santé au travail peut aider. Ce n’est pas insurmontable », rassure Karine Delannoy.
Au moment d’accueillir son premier salarié, l’entreprise devra par ailleurs trouver un espace pour installer les affichages obligatoires comme les coordonnées de l’inspection et de la médecine du travail, les textes sur le harcèlement ou encore les numéros d’urgence.
Ne pas hésiter à se faire accompagner
Si la liste des tâches semble importante, les cabinets d’expertise-comptable peuvent fournir un accompagnement précieux en la matière. Chez CTN France, les équipes préparent ainsi une sorte de rétroplanning et fournissent un guide pour aider les futurs employeurs. « Cela fait beaucoup d’informations au début, mais une fois les choses mises en place, il suffit d’en assurer le suivi, et cela fonctionne », assure Adeline Terriere. Au-delà des démarches administratives à accomplir, une première embauche représente surtout un nouveau rôle de manager à investir pour l’entrepreneur et le début d’une nouvelle étape de la vie de l’entreprise.
