L’adoption de bonnes pratiques permet de limiter les risques associés à la multiplication des échanges virtuels sur la santé des salariés.
Alors que le télétravail fait désormais partie du quotidien de nombreux salariés, la tenue de réunions et de briefings en visioconférence s’est elle aussi banalisée, au point que certains collaborateurs peuvent parfois enchaîner les meetings virtuels. Pratiques, mobilisant des outils facilement accessibles, perçues comme un moyen de maintenir le lien et les échanges à distance, ces visioconférences n’ont pourtant pas que des avantages. « D’une utilité indiscutable, elles ne sont néanmoins pas sans risque pour la santé des salariés », alerte ainsi L’Institut national de recherche et de sécurité pour la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles (INRS).
Puisque la communication non verbale est entravée au cours de ces échanges, ils impliquent une forte concentration qui peut être synonyme de fatigue ou de maux de tête quand ils sont prolongés. Ils peuvent aussi mener à des troubles auditifs ou visuels, à des troubles musculosquelettiques ou contribuer à l’isolement de certains salariés. Pour prévenir ces risques, l’INRS liste ses conseils aux entreprises dans une brochure publiée récemment.
Bien choisir le format
Un premier bon réflexe consiste à questionner le choix du format. Si la visioconférence s’impose parfois comme une habitude, elle peut ne pas être le mode d’échange le plus adapté selon l’objectif visé, le nombre de personnes amenées à participer ou le contexte. Un simple appel téléphonique peut parfois se montrer tout aussi efficace ou une rencontre en présentiel s’avérer nécessaire. Il importe en outre de veiller à limiter l’accumulation de temps passé en visioconférence. Les successions de réunions devant un écran doivent être évitées. L’INRS suggère ainsi aux entreprises de recommander une limite d’heures de visioconférence quotidienne en rappelant que le temps de travail sur un écran ne devrait pas dépasser quatre heures d’affilée.
La bonne gestion des visioconférences suppose aussi, comme pour toute réunion, de prévoir un ordre du jour, une durée et de s’y tenir. Il importe par ailleurs de ne convier que les personnes concernées. « Il faut également veiller à une distribution du temps de parole pour éviter l’isolement de certains salariés », préconise l’INRS. Les animateurs doivent être vigilants sur ce point et s’assurer de donner du rythme à la réunion. Il s’agit aussi d’éviter que des collaborateurs effectuent d’autres tâches, comme répondre à des mails, en même temps qu’ils assistent aux échanges en ligne, une « source de fatigue, voire d’épuisement pour les salariés ».
Prévoir des coupures
Comme on pourrait le faire pour de longues réunions physiques, des pauses peuvent également être programmées afin de permettre à tous de reposer ses yeux, se dégourdir les jambes, s’étirer. Prévoir en tout cas un temps de répit entre deux visioconférences est nécessaire pour que chacun puisse « enregistrer » les conclusions de la première et s’aérer l’esprit avant de passer à la suivante.
Les réunions hybrides, avec des participants en présentiels et d’autres à distance, sont une fausse bonne idée et devraient être évitées. Bruits parasites, surcharge attentionnelle pour tous, difficulté à s’entendre, déséquilibre entre les participants peuvent mener au désengagement de ceux qui ne sont pas sur place.
Formation et sensibilisation
Enfin, même si l’utilisation des outils de visioconférence peut sembler assez intuitive, l’INRS recommande aux employeurs d’y former leurs salariés et de prévoir une assistance informatique en cas de problème. Une sensibilisation aux risques associés à ces modes d’échanges peut aussi permettre à chacun d’être plus vigilant.
